中小企业内部沟通现状、影响因素及对策研究

影响食品安全的因素及对策分析

曹修涵+徐建国

[摘要]企业要获得持续高效的管理绩效，内部沟通问题不容忽视。中小企业在发展过程中，内部沟通效率低下，沟通渠道不畅，使得很多中小企业管理效率和管理水平不高。文章结合相关沟通理论，对中小企业内部沟通现状、影响因素进行梳理，并提出解决对策，以保证中小企业内部沟通信息能即时、准确地传递，提升沟通效率。

[关键词]中小企业；内部沟通；企业文化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201722170

1中小企业内部沟通的现状分析

11内部沟通机制方面

目前很多中小企业都不重视沟通机制的建设，虽然都在一定程度上认可内部沟通的重要性，但很少作为一个专题性工作去探讨如何建设内部沟通机制。因此，现实情况是，员工认为沟通是管理层对于下面员工的管理，即使有问题出现也很少与上级沟通，所以就会呈现出一种“不管反馈与否，结果都是这样”的氛围。管理者更注重工作任务上的布置，而员工也只是被动地工作，整个公司内部沟通机制死板、不灵活。

12内部沟通方式方面

我国中小企业在沟通上以链式为主。以一个以项目为管理单位的中小企业为例，即一个项目管理者带领几个项目顾问，项目顾问带领几个基层员工。项目管理者把项目分配给相应的项目顾问，项目顾问再根据项目具体情况把相应工作分配给基层员工。基层员工在工作过程中如遇到问题或者需要反馈相应信息时，直接反馈给项目顾问，不会直接反馈给项目管理者。

13内部沟通渠道方面

中小企业内部的消息沟通一般以电子邮件或公司官网发布的形式告知每个员工，员工之间的交流以电子邮件为主，同一项目小组之间的员工在交流工作时除了直接的面对面沟通以外，也会通过、QQ等交流渠道。各部门或者项目小组内部会议没有固定要求，只根据任务完成情况，不定时召开会议，会议内容主要以讨论任务情况为主。而实际上缺乏固定沟通渠道的沟通很多时候会影响到沟通效率。

14内部沟通问题反馈方面

基层员工在工作过程中遇到问题只需要直接反馈给项目顾问，而领导在会议后或者与部门管理者沟通后向基层员工反馈的内容较少，容易导致会议后员工在执行任务时出现问题不能及时解决。

15内部沟通技能方面

中小企业普遍存在员工沟通技能欠缺问题，沟通技能的欠缺使得沟通过程中的信息具有不完整性。在实际调查中发现，中小型企业整体的沟通技能欠缺主要表现为：倾听的能力较弱，语言沟通多，文字沟通少。企业中的多数员工认为，文字沟通既浪费时间又浪费精力，使许多信息在即时的沟通之后无法完整保存。同时由于员工之间沟通技能不强，沟通方式不当，使很多信息在传播过程中变得不完整，甚至加上了强烈的个人主观色彩，使理解与再次传达时出现问题，导致信息失真。

此外，目前中小企业内部沟通还存在沟通方向倾向于管理者向基层员工传达指令的单方向沟通、企业内部部门间沟通较少、员工主动沟通的积极性不够等问题。

2中小企业内部沟通的影响因素分析

有效沟通是一项非常困难和复杂的行为。目前，中小企业内部沟通过程中，存在着许多障碍和误区。总结起来，影响有效沟通的因素主要有以下几个方面。

21组织结构因素

组织结构层级和复杂程度不同，内部沟通效率也不同。组织结构过于烦琐，管理层太多，信息从最高决策层传递到基层单位的路线就越长，信息传递就会花费大量的时间，这必然会影响信息传递的及时性，降低工作效率，信息失真的可能性就越大。主要原因是内部管理人员在进行信息沟通时，各层级主题都会根据自己的知识结构和行业经验进行信息的甄别，在信息选取的过程中，会加入很多主观因素，然后将扭曲了的信息上报或下达，造成信息失真。这种情况下，信息提供者和信息接收者也会担心，特别是所提供的信息包含影响企业发展重大决策依据的时候。

22内部沟通机制因素

内部沟通机制不健全会造成中小企业发展到一定规模时信息沟通不畅、信息传递失真或不及时。沟通，对于一个公司来说会影响到公司在发展过程中的方方面面，良好的沟通能够让员工在工作过程中更加轻松、提高工作效率。健全的沟通机制可以为员工营造良好的沟通氛围，使得员工愿意沟通，重视问题的反馈和信息的及时获取。同时，健全的沟通机制可以把企业内部的沟通方式、沟通渠道等固化下来，保证了企业内部沟通的稳定性。

23个人因素

个人的心态、情绪、思维方式、记忆力等的差异，也都会成为信息沟通的障碍。这些差异性直接影响到员工在接收信息时知觉的选择性，即往往对某一部分信息进行重视，而忽略了另一部分信息，对信息人为地加以过滤。即使同一个人，由于接收信息时的环境、心态不同，也会对同一种信息有不同解释。在中小企业中，无论是管理者还是基层员工，在传递信息过程中，都容易忽视对自己不重要的信息，甚至故意对损害自身利益的信息进行忽视。不管所传递的信息是否和企业的目标、管理决策有关，只重视和传递与自己利益密切相关的信息。这种由于个人因素所造成的障碍，会导致信息扭曲失真，阻碍沟通顺利进行。

24文化差异因素

在竞争激烈的市场环境中，营造良好的企业文化环境，企业文化获得员工的认可，使员工的思维模式、处事方式及信息理解和把握上能够统一，则有利于内部沟通信息的有效传递。而中小企业往往不太重视企业文化的建设和统一，如果企业的文化比较复杂且难以理解或者是没有明确的企业文化，那么管理者或员工在传递信息的过程中，会使信息发生扭曲，信息接收者会错误地理解信息发出者的意图，影响管理沟通的质量和效率。此外，企业内各部门的文化不统一，信息的传递者或接收者会思考所传递信息与自身的利害关系，进而影响内部沟通的质量。[1]

25沟通渠道因素

明确、通畅的沟通渠道可以为中小企业内部沟通奠定坚实的基础。而对于制度不健全的中小企业来说，没有建立起有效的沟通渠道成为制约其内部沟通的重要因素之一。目前，大部分中小企业对不同沟通方式之间的关系不能很好地掌握，而使企业内部沟通出现各种各样的问题。正式沟通相对较多，而非正式溝通相对较少；传统形式的沟通较多，多样化的沟通方式相对较少；间接沟通相对较多，直接沟通相对较少，这都会影响到内部沟通的效率。沟通渠道的障碍，不仅会使员工的工作效率降低，甚至使传递的信息发生失真，造成各部门的横向沟通相对困难。[2]endprint

26信息本身因素

信息因素障碍可以分为信息超载和信息不对称。人在一定时间内所能接收的信息量是有限的，在工作过程中，由于员工或管理者的工作繁忙，所接收的信息量较大，就会忘记或忽略某些信息，做出一些不合适的决策。由于中小企业员工的素质参差不齐，特别是基层工作人员的知识水平较低，信息超载和信息不对称的情况下，对信息的理解和传递质量也会受限。此外，中小企业的内部沟通没有固定的渠道来源，员工获得的信息来源和信息量杂乱，涉及多个不同部门的员工看待信息的角度也不尽相同，必然会影响沟通质量。

3中小型企业内部沟通效率提升的对策

31改善组织结构，提高沟通效率

企业应将沟通管理与企业财务管理和质量管理等同等看待，建立起合理化的内部沟通管理部门，然后安排专门人员制订出有效的沟通计划。[3]就目前发展状况来看，大部分中小企业没有认识到内部沟通在企业运营方面的重要作用，缺乏相应的组织管理机构。虽然一些中小企业制定了相关措施，如管理信息系统的构建，但还是不能有效解决企业内部沟通障碍的问题。

32加强员工培训，提升沟通技能

沟通技能的提升对象并不单单指基层人员，也包括企业高层内的管理者。通过培训获取较好的沟通技能后，中小企业的员工在与上级领导进行交流时，可以及时反馈工作中所出现的问题；在与同事之间进行交流时，可以明确地表达自己的见解。而对企业的管理者而言，可以更好地倾听下属员工的意见和建议，可以更好地了解员工在工作中的实际情况并传达任务，也可以及时发现企业计划在实施过程中出现的问题并进行调整。

33倡导企业文化，创造沟通环境

有效的沟通不仅是企业员工必不可少的技能，也是企业不可或缺的基本机制。良好的企业文化，可以减少沟通噪音，创造和谐的沟通环境和无压力的沟通。[4]通过企业文化建设，形成统一的、信任的企业文化，使企业内部的每一项工作都有一个统一的理念指导，每一项事物都有一个相同的价值判断标准，促进沟通在同一文化背景中进行，从而提高沟通效率，增强企业的执行力。

34疏通沟通渠道，加快信息传递

沟通渠道的创新影响着企业内部沟通质量水平与效率的提升，沟通渠道对于组织沟通效能的提高具有决定性的意义。中小企业管理者应根据自己企业的特点和员工实际情况，选择恰当的沟通渠道，充分利用正式沟通渠道和非正式沟通渠道的优点，使组织内各种需求的沟通都能够准确及时而有效地实现。[5]可以借助现代化先进技术，通过信息技术与网络技术积极构建相应的内部沟通机制。[6]

35强化信息管理，确保沟通效果

强化信息管理是指对信息的质量和数量进行有效管理和区分。在沟通过程中，信息价值的大小会因人而异，要注意信息传递的目标、环境和时间。要根据信息在不同背景下对不同对象的不同效果，来分析信息传递的情况，确保信息传递的针对性。另外，也要对信息的传递量进行适当控制。一是要控制信息接收者的数量。二是信息本身数量的控制。

36改善沟通环境，提高员工沟通积极性

为提升员工主动沟通的积极性，中小企业管理者需要注意改善沟通环境。良好的沟通环境可以使员工遇到问题大胆地反馈给领导者。员工有话是否能说出口，是否有人听，是否能被给予反馈，谁会给予反馈等，以上诸多问题对于公司内的管理者来说都需要考虑。公司的良性发展需要双向沟通的环境，双向沟通比单项沟通信息准确，下属员工可以很好地向领导反馈自己的想法，为员工创造一个良好的沟通环境。

4结论

在中小企业管理活动中，有效的内部沟通扮演着非常重要的作用。良好的内部沟通可以使企业的工作效率显著提高，最终实现企业经营的发展目标。在中小企业内部沟通管理过程中，企业可以通过建立相关沟通管理部门、培养企业员工沟通的能力、营造良好的企业内部沟通文化、创新企业内部沟通渠道与管理机制以及加强信息传递管理的过程等措施，从根本上提高中小企业内部沟通管理水平。

参考文献：

[1].宋明明谈企業文化中的内部沟通[J].企业研究，2013（11）：187

[2].凡慧企业内部沟通障碍与管理策略研究[J].商，2016（3）：23endprint