浅谈博物馆馆藏图书资料的电子化管理

书资料管理制度片

唐迎菲

[摘要]随着计算机以及互联网技术的快速发展和应用普及，如今电子信息已被广泛应用于各个领域，井在其各自的工作展开过程中发挥着重要作用。电子信息不仅可以突破传统实体文件本身所带来的时间和空间上的局限性，而且还能大幅度提升人们的工作效率以及精准度。本文以“博物馆馆藏图书资料的电子化管理”为主要研究对象，首先从提升图书资源的利用率、提升博物馆内信息资源的检索速度和精度、降低资源损耗和提升保管利用率三个角度来说明博物馆馆藏图书资料电子化管理的优势所在；然后从加强信息资源数据库的建设、建立规范标准化管理运营体系、加强团队建设三个角度来阐释具体的管理策略。望本文的研究能为当前博物馆图书资料的电子化管理提供具体的、有针对性的策略和建议，提升其管理水平和工作效率。

[关键词]电子化管理 博物馆图书资料 电子信息数据库

随着人类社会逐渐向迈向电子信息化，人们对各类实体资料进行电子化管理已然成为一种不可逆行的趋势。博物馆作为一种典藏重要文化历史资料的场所，其本身具有公共教育、服务甚至是娱乐的职能。但是随着社会历史的不断向前发展，越来越多的资料堆积无形之中给馆藏管理人员带来了一定的不便。鉴于此，依托网络以及计算机技术，对其馆藏图书资料进行电子化管理已成为当下博物馆工作人员需要努力的方向。

一、博物馆馆藏图书资料电子化管理的优势所在

（一）提升图书资源的利用率

博物馆图书资源主要包括考古文献、时事资料以及地方特色图书等几大类，其大多以纸质文献为主，存放年代大多比较久远，具有丰富而宝贵的信息传播价值。博物馆的服务对象中，有相当一部分比例的受众通过阅读这些图书资源来获取知识、传递史实。但是不可否认的是，现阶段博物馆内同类型的图书资料其存储量还是较为有限的，无法满足同时多人浏览的需要。

另一方面，相对于主要以借阅为主要服务职能的图书馆，博物馆对其内部所陈列或收集的资料文件普遍存在着“重藏轻用”的现象。即服务形式较为单一，图书资源的利用率普遍不高，甚至还存在着一些收藏年代较为久远、或者以为摆放位置不易拿去而被人普遍忽视的资源。而加强博物馆馆藏图书资料的电子化管理，则可以利用电子信息本身以磁、点、光为主要介质的特点打破传统信息存储以纸张为主要媒介的局面，从而实现全面整合图书资源，将庞大而冗杂的信息内容全部依托电子媒介进行系统、有效的分类与收录，将庞杂的内容转变为清晰、系统的电子化信息检索系统，方便博物馆服务受众的需要。这无形之中为珍贵信息的传播提供了更多的可能性。

（二）提升博物馆内信息资源的检索速度和精度

传统博物馆内虽然也汇集了一定的图书资源，但是由于其分类不科学，或者说由于馆内容量有限等问题，常常出现受众急需查找资料时不知如何下手的现象。针对此类现象，致力于馆藏图书资料的电子化管理，可以将现有的图书资源进行统一的名目汇编，然后按照分类标准将其进行有效而系统的类目管理以及电子文档处理，即电子信息检索系统。依托现代网络以及计算机技术，可以让受众根据自己的需要检索服务项目，实现智能搜索。比如，受众在博物馆内观赏到某个历史文物，想要知道其发展历程以及背后的相关历史典故时，只需要在检索系统当中输入有关这个文物的关键字就可以得到有关的对应信息，然后根据系统内的信息资料提示进行选择和提取，既节省了时间又提高了检索的精度与速度。

（三）降低资源损耗，提升保管利用率

图书资料的传统管理方法，是由博物馆内的相关资料管理人员将每一本纸质的书刊、文献或者图书等静态资源及时记录、入库，并进行有选择性的摆放，以便受众阅读和浏览。鉴于这些资料大部分都是纸质载体，因此在收录、入库或受众阅读之时，受其使用次数的不断增多以及转移或者搬迁等影响，极易造成纸张的磨损或破坏，导致很多印刷在纸张上的重要数据、信息或者其他类型的资料，很容易随着纸张的破坏而永远消失。但是通过电子管理，可以将纸张上的文字转化成电子信息，并且利用馆内的网络系统就可实现对其检索与阅读，甚至于不需要再使用到原版书籍。这样不仅保护了重要信息资源不会因为载体的磨损而产生损耗，而且还能有效地提升图书资源的保管利用率。

二、博物馆馆藏图书资料的电子化管理策略

（一）加强信息资源数据库的建设

加强信息资源数据库的建设是实现博物馆图书资料电子化管理的重要基础，通过建立标准化、规范化的资源数据库，能够实现借助计算机网络的高端检索，进而实现资源共享以及多元化开发与利用。当然，信息资源数据库的建设并不是一朝一夕就能够完成的，它需要资源管理人员依靠人力、花费大量的时间，将图书资料的印刷文字或者图片内容完全替换成计算机能够识别的电子信息语言，然后统一收集、整理与保存，汇编成信息资源数据库。

（二）建立规范化、标准化运营体系

为了实现博物馆内图书资源由实体化向电子化的过渡与变革，需要建立标准化和规范化的信息资源数据库。在构建这一数据库时，如果缺乏规划和标准的运营管理体系，那么不同数据之间的分类、格式将会因为其自身所存在的巨大差异性而难以走向统一，这会给数据库的建立以及相关功能的使用带来巨大的麻烦，最终也会影响到所谓的速度与精度。因此，只有建立起统一的标准与规划，才能真正意义上实现便捷与高效。在具体操作方面，需要管理人员对现有资源进行统一的规划与分类，然后在基于其日常的利用率以及周边环境等特殊背景，制定出一套有学科、有门类、有资源关联性的标准与体系。

（三）加强团队建设，建立高素质的电信息管理团队

博物馆图书资料的电子化管理突破了传统图书资源本身所带来的时间和空间上的局限，带来了受众需求、工作方法以及工作内容的变革，由此所引发的博物馆内工作人员服务意识、工作理念的变革也是一种必然。因此，作为现代化的信息管理工作者，博物馆必须加强馆内团队建设，建立起一支高素质的电子信息管理团队。不仅要掌握最基本的计算机操作技术，还要全面掌握网络、信息数据库以及网络检索方面的知识与技能。为了建设这样一支队伍，博物馆必须要加强对相关人员职业技能的培训以及对于高端复合型人才的引进，定期组织召开管理人员业务培训班，进行业务和科技培训。唯有如此，才能真正意义上提升其管理水平与知识机构，保障电子化管理各项举措的落实与高端服务技能的提升。

三、结论

总而言之，随着全球信息化与科技化进程的不断向前推进，将博物馆内的图书资源进行电子信息化管理与建设已然成为一种全新的趋势。博物馆唯有跟上这股潮流，通过构建信息资源数据库、制定规划范、标准化的统一管理流程以及加强对于高端复合型人才的引进及团队建设，才能真正意义上提升博物馆图书资源的利用率、提升各项工作的管理质量与工作效率，更好地实现为社会、为人民服务的宗旨，为提升社会精神文化建设提供助力。