中小型博物馆藏品保管工作的点滴体会

[摘 要]本文通过作者的工作实践发现，中小型博物馆在藏品保管工作中主要要做好以下几点工作：建立适合馆藏的文物保管数据库、藏品数据的规范化处理、对每一件文物进行准确定位。只有如此，才能做好藏品保管这一基础性工作，为博物馆其它工作的开展打好基础。

[关键词]博物馆 文物 保管

文物藏品作为人类文化的宝贵遗产，是人类历史文明的见证，也是重要的精神财富，具有不可再生性。只有妥善管理好这些藏品，才能将其所蕴含的深厚历史文化展现在观众的面前，达到启发观众、教育观众的目的。而藏品保管作为博物馆各项工作中最基础、最重要的工作，只有管理好了藏品，才能合理地利用藏品资源，充分发挥其应有的作用。

广东中医药博物馆作为一个中小型行业博物馆，尽管与专业博物馆相比在方方面面都还存在着很大的差距，但是，经过这些年的摸索，也建立起了一套适合本馆的藏品保管工作相关体系，包括构建藏品数据库、文物信息的规范化处理及录入、藏品分类排架等基础性工作。现将其中的点滴体会记录下来，与大家一起分享。

一、建立适合本馆特点的文物保管数据库

在刚建馆之时，我们博物馆曾经派同事去北京大学的赛克勒博物馆学习馆藏文物数据库的构建，并引进他们的数据库构建系统。但由于完全照搬，没有结合本博物馆的实际情况，所以经过一段时间的试用后发现并不适合本馆使用。此后，我们经过多次实践、修改，结合我馆现有各方面的情况，制定了以EXCEL表格为模板的文物保管基础数据库。之所以选用EXCEL表格来构建文物数据库，是基于以下几点考虑：

1、该软件简单，易于操作，可根据自己的实际情况修改项目，方便应用：就本馆而言，我们在制定文物数据EXCEL表格时，除了录入一些常规项目外，还添加了部分具有中医药专业特色的项目。如在对中医药古籍图书进行处理时，在数据库的设计中参照了《中国中医古籍总目》等相关学术著作，增加了专用于古籍研究的“版本项”、“书名”项中的“异名”、“卷数”等条目；而对于处方，则添加了“方剂主治”、“方药组成”、“治法”、“医师”等条目。经过这样的处理后，尽管增加了文物数据录入的工作量，但却提高了数据库的质量，为以后的检索、利用文物提高了效率，也为相关的研究工作提供了便利，如利用同一医师所开处方研究该医师临床用药特色，或者提取不同医师治疗同一种疾病的处方研究该种疾病的用药规律等等。

2、利用EXCEL功能，可对馆藏藏品按要求归类，计数，便于管理、利用：EXCEL软件可以对表格进行很多处理，如按照一定的规则对数据进行排序、运算等，可大大提高数据处理的效率和准确性。

为了清楚地掌握本馆文物的总体概况，在构建数据库时，将文物按套、件进行计数，让每一件文物都有且只有一个号码，这样我们就可清楚地知道本馆文物的总数量了。而对于那些成套的文物，按一套产品计，只给一个号码；但在件数一栏中注明所含的件数等等。通过这些处理，馆藏文物的计数更科学，文物保管员对文物数量的把握也就更为准确：独立品有多少，成套品有多少套，每套又有多少件，文物的总数量又是多少等。而在建文物数据EXCEL表格以前，我们的馆藏文物基本是一笔糊涂账：文物总量不清楚，只有大概的数据；有多少成套品、多少独立品更是不清楚。现在通过建立起来的EXCEL表格式的文物数据库，我们对馆藏文物的基本概况可以做到心中有数了。

此外，充分利用EXCEL功能可对藏品进行深入分析、挖掘，从而为学科研究、文物购买提供依据。如为了研究岭南医学发展状况，在我们的EXCEL表格中，就将所藏文物按照用途分为医学史通用、岭南医学用两大类，通过对这些藏品的进一步分析，发现我馆在反映岭南地方医学方面的文物占有量上还远远不够，应该加大对这一类文物的购买力度，包括反映岭南医学独特的防病治病体系的各类文物、以及形成这一特色医学的相关文物等。这样的分类研究，不但为优化本馆藏品提供了可靠依据，而且还丰富了岭南医学的内容，同时也是为中医药学事业整体作贡献，还可以更好地宣传、弘扬岭南医学文化知识。

3、利用该软件的链接功能将藏品数据与图片同时展示出来，更好地保护文物。在录入完EXCEL表数据后，可以利用其中的超链接将藏品数据与图片进行链接。具体操作时，我们将每一件藏品的不同角度的多张照片制成一个文件夹，将其与数据库中同一内容的数据进行有效链接，这样基本上就将一件藏品的各方面信息较为完整地展现在大家眼前，克服了以前只见数据不见图片或者只见图片不见数据的缺点，方便了馆内老师对藏品的全面了解、认识，也为展览、展出提供了便利，同时也保护了文物，不用被反复提取而遭到破坏。

正是由于EXCEL表所具有的强大功能，加上其简单易学的操作界面，成为了我馆构建文物藏品数据库的首选。

二、藏品著录信息的规范化处理

数据库选择好后，就需要将藏品信息录入到表格中以方便利用。为了实现藏品的自动化管理，就必须对所有藏品的录入信息进行规范化处理。它是博物馆藏品工作自动化的一个最重要、最基础，同时也是必不可少的环节。如果这一环节的工作没做好，将会影响到后面的工作，如精确统计、查询等。具体到我们目前的工作来说，就是要对藏品的录入信息数据、工作项目制定一套统一的定义和程序。只有如此，才能真正发挥计算机自动化管理的功能，极大地提高藏品保管工作的水平。

以我馆除标本外收藏最多的中医药古籍图书为例，为了尽可能地将现有的研究内容接近的同一类古籍摆放一起，我们先将所有图书进行了粗略的分类，然后再按要求录入。在进行具体数据录入时，我们除了按照文物录入的常规项目操作外，对每本古籍的著录内容另外要求如下：1、书名项：除书名外，另外增加异名、卷数、附录等信息的录入；2、著者项，包括主要著者和其他著者之朝代、姓名、字、号、别名、及著作方式；3、版本项，包括出版年、出版地、出版者、版本类别、附批校题跋者；4、备注项，主要是对书名、著者、版本等项著录之补充说明。

经过这样的处理后，我们再次录入的藏品信息数据基本上都比较规范了，能满足本馆日常工作需要，如查询、归类统计等；同时也为藏品的调用、研究提供了便利，能做到将所需要的同一类藏品尽可能地查找齐全，方便了深层次工作如专题展的策划、开展等。

三、对每一件文物进行准确定位，提高文物的查找效率及准确性

对于任何一个博物馆来说，不论藏品量多量少，给每一件藏品一个相对固定、准确的存放位置是非常重要的，可为以后文物的提取、查找提供极大的便利。在本博物馆，根据库房大小及实际情况，将所有藏品按医史文物、中药标本两大类分放进不同的库房。在对每一个库房的藏品进行排架定位过程中，我们充分利用了EXCEL数据库的排序分类功能，将同一质地医史文物或者同一功效中药标本进行了粗略的统计，遵循既要便于藏品的提取，又要有利于文物的保护原则，尽量将质地类似或者功效相同的藏品定位在一起。此外，由于我们库房面积有限，为了充分利用空间，我们采用了仓储式货架来摆放文物。在摆放之前，先对货架进行了排、列、层位置的编号，之后，再将每一排货架根据文物摆放的要求又细分为几格，如第A排第一列第二层第1格，编作A1-2-1，经过这样的编排，每一件文物的位置就相对精确了，包括它所处的行、列、排和格。最后再将这个定位的结果录入数据库设置的“位置”一栏中。由于编制了相对精确的藏品架位，当我们需要查找某一件文物时，只需先通过数据库就可以查找到该件藏品所处的位置，再到库房提取时就非常方便了。总之，经过这样的处理后，既保证了藏品保管妥善，方便利用，又达到了管理有序、查用方便的目的。而在对藏品进行定位之前，我们每次提取库房文物都要兴师动众地花上好长时间才能找到，而对于有些小件的藏品，尽管在库房但由于占位小、不起眼所以很多时候是根本就找不到，既费时又费力。

总的来说，文物保管作为博物馆的基础工作之一，马虎不得。而对于像我馆这样的中小型博物馆来说，根据本馆的实际情况构建一个适合的电子数据库当是首要工作，只有数据库模板建好后，才能对所有藏品的信息进行规范化处理、录入，并对每一件文物进行准确定位，达到利用数据库来管理文物的目的，以实现文物保管工作的有序化、条理化。而只有做好了这些工作，才能把基础打牢，为博物馆的其它各项工作如展览、研究及日后的资源共享、网上博物馆等的开展提供便利，使博物馆的工作更上一层楼。

参考文献：

[1].薛清录.中国中医古籍总目.上海辞书出版社，2007；

[2].刘小斌，郑洪，靳士英.岭南医学史（上）.广东科技出版社，2010；

[3].潘玉梅.结合实际浅谈文物藏品的科学排架与保护.博物馆藏品保管学术论文集—北京博物馆学会保管专业第四—八届学术研讨会论文选编，2009；

[4].李文琪.对藏品及藏品保管工作的再思考.中国博物馆，2013（1）：49-54。

作者简介：林琦（1973-），女，研究生，研究方向：文物保管，现任职广东中医药博物馆。